“La automatización de procesos de gestión tributaria en el sector Salud no está internalizada, porque algunas empresas no conocen las herramientas que existen”.

Para las empresas, en general, como en especial las del sector salud, la gestión eficiente de sus procesos de gestión tributaria y de relacionamiento con sus proveedores se vuelve cada vez más importante para lograr una eficiencia en costos y esfuerzos, que se traduzca en un servicio óptimo para pacientes y proveedores dentro de las prestaciones que se entregan.

En ese sentido, Claudio González, CEO de Easytax – firma especializada en la automatización de la gestión tributaria y de documentos electrónicos – señala que actualmente el procesamiento manual de documentos hace imposible controlar eficazmente lo que se está vendiendo o comprando versus lo que efectivamente se necesita.

Desde hace seis años que la firma trabaja con empresas del sector salud en el asesoramiento para la capacitación y utilización de herramientas que permitan automatizar sus procesos de gestión que permitan crear valor a la información que se procesa y que finalmente se traduzca en un beneficio hacia el cliente o paciente final, a través de las soluciones que la firma ha desarrollado. Acá detalla los desafíos que aún tienen las empresas del sector para adoptar eficazmente estos modelos.

¿Cuál es el rol que tiene la automatización en los procesos contables del sector salud y que importancia cobra?

Respecto del rol de la automatización en general en todas las áreas financieras, tributarias y contables tiene un rol que está basado en la optimización y la eficiencia de los procesos, en mejorar todo lo que tenga que ver en esfuerzo y en costo y en mitigación de riesgos al realizar estos procesos.

Ahora en particular, la salud tiene un componente adicional que es que en todos los negocios o sociedades de este rubro hay un gran número de proveedores involucrados, ya sea que sean propios del negocio médico relacionados a insumos, medicamentos, etc., como también los proveedores típicos de cada sociedad. El volumen es relevante porque en general la cantidad de documentos que se reciben y se procesan es muy grande. Entonces, el principal rol es automatizar procesos que manualmente son difíciles de llevar en su totalidad. Otro aspecto importante es que la mayoría de las empresas y organizaciones de este sector tienen una plataforma tecnológica que pueden usar con mucha mayor versatilidad para automatizar procesos que hoy no lo están haciendo, y que con las capacidades que tienen y un esfuerzo muy pequeño pueden automatizar procesos que les va a traer bastantes beneficios en su trabajo global.

¿Cuáles son las áreas de desarrollo en que ustedes trabajan con este sector?

Nosotros tenemos tres grandes áreas de desarrollo donde tenemos aplicaciones que automatizan ciertos procesos. Primero, está el área de impuestos donde automatizamos con nuestra solución F29 Match, la declaración de impuestos mensuales relacionada con el pago de IVA y que también tiene su impacto en la declaración anual de renta que también incluye información de crédito y débito fiscal, y lo que busca es poder realizar una declaración totalmente automatizada, basada en las reglas y complejidades que tenga cada cliente y cada área. En particular el sector salud, tiene bastante temas particulares de declaraciones de impuestos mensuales.

En segundo lugar, está la contabilidad digital, que es todo el manejo de libros contables electrónicos que tiene su origen en la contabilidad digital y en poder principalmente gestionar de manera eficiente información histórica, lo cual lo realizamos con la solución LCE Max. Hoy la norma dice que los libros contables de las empresas se tienen que guardar durante un cierto periodo, y si eso lo hacemos de manera manual implica un proceso con mucho riesgo, carísimo y tedioso de generación de estos libros y después implica un proceso más largo y caro de almacenamiento. Entonces lo que hacemos con nuestras aplicaciones es que tanto la generación como almacenamiento es digital, entonces se puede almacenar la información por el tiempo que el regulador define y además se puede tener un plazo adicional para guardar muchos más años de historia. Esta aplicación tiene también su foco orientado en la Responsabilidad Social Empresarial porque cada hoja que se imprime, cada papel, cada gasto que implica hacerlo manual es un costo de una responsabilidad social muy alta que nosotros con la aplicación disminuimos.

Por último, el tercer foco es el procesamiento de documentos tributarios electrónicos sin contacto, donde yo creo que el área salud como en cualquier otra, tienen una ventaja competitiva al usar este tipo de herramientas porque les permite procesar todo el universo de información, no una parte que es lo que se hace en forma manual; permite verificar y cuantificar efectivamente cada documento si corresponde o no corresponde para aceptarlo, reclamarlo y contabilizarlo; y por último, permite tener un control claro de qué se está pagando y que se está reclamando por no cumplir con las normas y reglas establecidas por la organización. Entonces este procesamiento permite que las compañías puedan procesar una factura o un documento tributario electrónico cuando este ya está contabilizado previo a haber realizado todas las validaciones necesarias para que ese documento sea verídico, mitigar fraude, y cumplir con lo que efectivamente se solicitó en la compra y con lo que finalmente se recibió, operaciones que logramos con nuestra solución DTE Flow.

¿Desde cuándo que ustedes están trabajando con las empresas del sector salud en este tema y cómo ha sido la experiencia y evaluación?

Actualmente nosotros trabajamos con empresas del sector salud desde el año 2018 cuando empezamos a trabajar con el Grupo Banmédica. La experiencia es que efectivamente la incorporación de estas soluciones ha sido toda una revolución y descubrimiento para nuestros clientes porque se dieron cuenta que se podía automatizar con lo que ellos ya tenían. No era necesario hacer grandes cambios en cómo ellos procesaban la información de manera manual para que el proceso fuera automatizado. Eso permitió que el desarrollo e implementación de esto fuera tomado de buena manera e inducido de forma muy rápida. En la medida que cada uno se daba cuenta de cómo podía mejorar su trabajo, se le iba encontrando más sentido. En general, ha sido buena experiencia. Si bien no tenemos un gran porcentaje de las empresas del sector salud, tenemos empresas que son representativas como clínicas que son de las más importantes del país, muchos laboratorios, un hospital relevante del sector público, y hemos tratado de incorporarnos como proveedores de servicios a otros hospitales públicos y estamos en esa campaña. En general, todos si optimizaran este proceso tendrían muchas ventajas y verían mejoras sustanciales en su trabajo.

¿Cree usted que estos procesos dentro del sector salud están internalizados o faltan centros u hospitales que adopten estas nuevas herramientas?

En general, en las empresas no está internalizado este proceso de automatización porque no hay un conocimiento previo de lo que existe. Muchas empresas no tienen automatizados estos procesos porque no saben que hay herramientas que los automatiza y porque tampoco saben que pueden automatizarlos. También está el típico rechazo o el miedo a la digitalización que supone que las máquinas van a reemplazar a las personas lo cual es totalmente falso. Las personas que estaban detrás de los procesos en las compañías donde se ha aplicado la automatización hoy tienen más trabajo del que tenían antes, pero es un trabajo de mejor calidad. Deja de ser monótono y repetitivo pasando a ser un trabajo de análisis y gestión de información que es mucho más relevante para las organizaciones que un trabajo mecanizado. Todo lo que sea procesar algo electrónico, lo puede hacer una máquina. Entonces al poder tener esa diferenciación y que las organizaciones la entiendan, se gana mucho de lo que hoy procesan.

¿De quién depende de que las empresas del sector salud puedan capacitarse e internalizar estos procesos? ¿Es un esfuerzo del sector público y privado?

A la luz de los hechos, depende de la dirección en las organizaciones principalmente y de las gerencias de administración, tanto a nivel privado como público, pero claramente a nivel público existe un componente adicional que es el control. Hoy el procesamiento manual de documentos hace imposible controlar eficazmente lo que se está vendiendo o comprando versus lo que efectivamente necesitamos. Uno puede ver los casos actuales que están casi todos relacionados con ámbitos asociados con el esquema de servicios hacia las personas, como es la salud.

¿En qué medida cree que la automatización pueda mejorar la gestión de las prestaciones de salud que se les da a las personas y hacerlas más accesibles para ellas?

Creo que es un resultado que no es perceptible por el cliente final, pero sí se percibe no como un servicio prestado sino se percibe como cuánto cuesta esto porque al procesar eficientemente la información, los costos intrínsicamente bajan. ¿Cuál es una de las formas que tenemos para alcanzar una mejor relación con los proveedores y poder obtener un mejor precio? Es pagarle a tiempo, y para pagarle a tiempo, tengo que poder procesar todo lo que el proveedor vende y contrastarlo con lo que se compró, contrastar precios, montos, entrega, y eso al hacerse en forma automática toma menos tiempo, y si toma menos tiempo, el plazo de pago tiende a disminuir. Cuando eso ocurre, la empresa puede obtener mejores precios de sus proveedores y eso se traduce en menores precios a los pacientes. Entonces, como paciente, quizás no se percibe, pero si se mira como un todo, eso es lo que produce esto. En concreto, la automatización tiene dos destinos: Disminución de esfuerzos y de costos, y mejoras en el servicio de los clientes de cualquier índole. Cualquier disminución de costo que se genere en una organización, después se traduce en una disminución de los precios a los clientes, y eso es mejorar el servicio.

¿Considera que implementar la automatización para las empresas puede significar un costo económico alto?

La implementación de cualquier herramienta de automatización representa un costo. Sin embargo, la tasa de retorno es muy alta. Se recupera muy rápido porque la disminución de costos es brutal cuando uno automatiza. La automatización permite que cosas que se hacían en mucho tiempo se hagan en poco tiempo. Por ejemplo, cuánto se demoraría en procesar 100 facturas a través de una persona manualmente. Hay un tiempo estándar que se ha calculado y que toma entre 20 y 30 minutos procesar una factura por una persona. Imagínate si tenemos mil facturas cuánto significa en tiempo, y eso un computador lo puede hacer en un tiempo infinitamente menor, entonces la disminución es brutal. Por muy elevado que sea el costo de implementación, que comúnmente no lo es porque son montos alcanzables, la recuperación de esa inversión es muy rápida.

¿Esto beneficiará a que los hospitales, centros de salud y las empresas del sector tengan más recursos para destinar a las atenciones al tener esto automatizado?

Las empresas cuando destinan más recursos de los necesarios a procesos que no son los de la empresa siempre se generan alzas de costos. En el fondo se reducen los esfuerzos en procesos que son propios del negocio, por ejemplo, la administración, el procesamiento de facturas no es parte del core de negocios de ninguna empresa. Todo lo que se pueda ahorrar ahí se va a traspasar a qué se pueda mejorar y eficientizar los procesos que son productivos de la empresa, y en este caso, los hospitales con mayor razón. Todo lo que puedan ahorrar en costos de administración, se van a transformar en fondos o en recursos que van a tener para mejorar los procesos de atención al paciente, de laboratorio, de consulta, de adquirir equipamiento. Todo ese traspaso de recursos se ve cuando se automatiza porque se dejan cosas que son caras tanto en dinero como en esfuerzo.

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